Comment réussir son inventaire ?

Les inventaires physiques sont souvent compliqués à mettre en œuvre pour les sociétés.
Pour réussir son inventaire, il faut :

• Déterminer à l’avance la nomenclature des biens qui doivent faire l’objet d’un inventaire, le niveau de détail souhaité et les informations à relever.
  Exemple : pour un inventaire informatique, dois-je prendre également les écrans, les accessoires ? Est-ce utile de prendre le nom des utilisateurs ? A quoi vont me servir ces informations ? Est-ce utile pour d’autres services ? Sans cette précaution, vos inventaires risquent de ne pas être homogènes.

• Mettre en place un référentiel géographique.
  A partir des plans de masse, déterminez une codification qui vous permettra de retrouver plus facilement vos biens lors du prochain contrôle d’inventaire.

• Prévoir les ressources pour que l’inventaire soit effectué en un minimum de temps.
  L’inventaire est une photographie de votre parc. Il doit donc durer un minimum de temps pour éviter que les biens ne se déplacent. Les personnes dédiées à l’inventaire ne doivent donc pas être perturbées par leurs tâches quotidiennes mais dédiées à l’inventaire.

• Eviter les mouvements.
  Pour garantir l’exhaustivité de l’inventaire, il faut éviter tout mouvement. Evitez donc les périodes de travaux et de déménagements pendant l’inventaire.

• Prévenir vos collaborateurs.
  Les inventaires inquiètent souvent les collaborateurs qui y voient le signe d’un déménagement ou d’un rachat prochain. Afin d’éviter toutes rumeurs inutiles, profitez des moyens de communication disponibles dans votre entreprise (mail, affichage, etc.) pour les informer de la campagne d’inventaire en cours et de son objectif.

Faites-vous accompagner ! Les équipes d’Ayming ont 20 ans d’expérience et peuvent vous accompagner dans la préparation et /ou la réalisation de votre inventaire.